Véritable révolution, le flex office séduit ou dérange. Une organisation dynamique où il n’y a plus de notion d’espace attribué au quotidien, mais d’espaces collaboratifs. Télétravail, zones détentes… Chaque employé gère son lieu de travail en fonction de ses besoins. Un aménagement des espaces tertiaires qui implique de nouvelles habitudes de travail pour les salariés.
Mais qu’en pensent les entreprises ayant franchi cette étape ?
Entre avantages incontestables et difficultés liées au changement, zoom sur les enjeux d’un passage au flex office.
Flex office : à la recherche du bien être
Le concept flex office s’annonce comme la grande tendance de ces prochaines années. Face à une nouvelle génération de travailleurs naturellement nomade et allergique à la routine, le flex office est une évidence. Quels en sont ses réels avantages ?
1# Flexibilité : Les tâches d’un salarié varient d’un jour à l’autre. Analyses statistiques, saisie, création de contenu, brainstorming, mise en place d’un projet… Choisir son environnement de travail en fonction de l’activité du jour est un réel facteur de productivité.
Grâce au concept flex office, l’employé pourra opter pour :
- le télétravail si la tâche requiert beaucoup de concentration sans besoin d’interactions sociales.
- un poste libre en espace ouvert dans le cadre de l’entreprise
- une “meeting room” en cas de réunion importante
- un espace de brainstorming pour s’inspirer
2# Communication : Habituellement regroupés au sein d’un même service, les salariés n’ont que rarement l’occasion d’échanger en externe. Avec le concept du flex office, on lève les barrières pour permettre à tous de se connecter facilement en partageant idées et connaissances.
Les espaces collaboratifs permettent à deux personnes de services différents de se retrouver face à face, et prendre le temps d’échanger sur les dossiers en cours. Une communication naturelle et simplifiée se crée.
3# Créativité : Dans de nombreux domaines d’activités, la créativité est essentielle. Une créativité qui nécessite d’être boostée à l’aide de différents facteurs : un lieu, une atmosphère, un échange…
Pour la génération Y, rien de pire que la routine pour stagner dans sa zone de confort, frein incontestable à la création.
4# Optimiser l’espace : Pour l’entreprise, chaque mètre carré d’espace inoccupé représente des coûts élevés. L’aménagement des espaces est donc un enjeu d’autant plus important lorsque l’on sait que 40% des bureaux seraient quotidiennement inoccupés*.
Le flex-office permet de faire disparaître une grande partie de ces m² vacants pour en faire des espaces conviviaux et utiles.
Mais le flex-office ne fait pas encore l’unanimité. Les entreprises sont frileuses, avançant certains freins.
Flex-office : les défis à relever
1# Perte d’un espace personnel : Avec le flex-office, les salariés français voient leur espace de travail totalement modifié. Habitués à un bureau attitré et personnalisé à leur image, il peut être difficile d’imaginer devenir nomade.
Où vais-je ranger mes affaires ? Où stocker mes dossiers ? Et mon tiroir à gâteaux ?
Des questions d’organisation qu’il faudra penser en amont pour rassurer ses salariés et permettre une transition en douceur.
2# Isolement : Le flex office, s’il est mal maîtrisé, peut entraîner des effets inverses à ceux escomptés. Il est important de mettre à disposition de nombreux espaces collaboratifs et de réunir régulièrement ses équipes afin de les habituer à se regrouper par eux même.
Le concept du flex office ne peut fonctionner qu’à condition que les salariés se responsabilisent et que les managers les accompagnent.
3# Management bienveillant : Pour que le concept de flex office puisse fonctionner, l’entreprise doit tout baser sur la confiance. Une valeur indispensable pour des salariés heureux et productifs.
Les postes n’étant plus attribués et cloisonnés, difficile pour un manager d’avoir un œil constant sur la présence de ses équipes. Entre télétravail, espaces collaboratifs, cafétéria ou meeting box, le salarié pourra se trouver n’importe où à n’importe quel moment.
D’où la nécessité d’organiser des points réguliers avec son équipe afin de suivre l’évolution des projets.
4# Bruit : Tout comme dans un open space, les espaces collaboratifs peuvent vite devenir bruyants et les conversations inaudibles. Il est donc important de mettre en place des règles de vie et des solutions acoustiques afin de rendre les lieux agréables. Par exemple, des cloisonnettes acoustiques permettront de structurer les espaces, une “phone box” sera utile pour les coups de fil.
Le concept flex-office attirera une grande majorité de la nouvelle génération pour qui le bien être au travail est primordiale. En veillant à sa bonne mise en place, votre société pourrait voir sa productivité croître comme le prouve les entreprises suivantes ayant sauté le pas.
Bouygues Telecom
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Interwiew de Richard Drouin, directeur de l’environnement de travail chez Bouygues Telecom.
Société générale – Technopole Les Dunes
